Inwentaryzacja - podstawowe informacje

Cel:

Głównym celem inwentaryzacji jest urealnienie danych o stanie majątkowym i w efekcie wyliczenie prawidłowego wyniku finansowego w danym roku obrotowym.

Metody:

1. spisu z natury (do składników policzalnych, np. pieniędzy w kasie),
2. potwierdzania prawidłowości sald, mającą zastosowanie do inwentaryzowania stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczek, zobowiązań, należności pieniężnych,
3. weryfikacji, stosowaną do pozostałych składników aktywów i pasywów, które nie zostały zinwentaryzowane w inny sposób.

Terminy:

Gdy składniki majątku znajdują się na terenie strzeżonym kierownik może ustalić, iż inwentaryzacja nastąpi:

1. środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych budową — nie rzadziej niż raz na 4 lata;
2. materiałów, półfabrykatów, produktów gotowych oraz towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową- nie rzadziej niż raz na 2 lata;
3. zapasów towarów i materiałów (opakowań), objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - raz w roku;
4. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – raz w roku

Etapy:

1. ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,
2. udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,
3. porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych,
4. ustalenie różnic między stanem w księgach rachunkowych a stanem rzeczywistym,
5. wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,
6. rozliczenie różnic w księgach rachunkowych w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

Kolejność wykonywania czynności

1. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej
2. Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych
3. Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych
4. Przygotowanie pola spisowego
5. Spis z natury
6. Wycena spisanych składników
7. Uzgodnienie sald
8. Porównanie z dokumentacją księgową
9. Protokół różnic inwentaryzacyjnych
10. Wyjaśnienie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych
11. Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
12. Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
13. Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie w księgach rachunkowych

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostka powinna wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Niedobory niezawinione:

1. ubytki naturalne - konsekwencja cech lub procesów fizycznych i chemicznych, mieszczące się w granicach norm
2. ubytki przekraczające normy niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną,
3. niedobory spowodowane błędami w dokumentacji, w pomiarze
4. niedobory spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników;
5. niedobory nadzwyczajne spowodowane zdarzeniami losowymi

Kompensata niedoborów i nadwyżek

Warunki:

1. niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione zostały w tym samym spisie z natury,
2. dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej,
3. odnoszą się do podobnych składników majątku, co pozwoli sądzić, że np. nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu.

Dokumentacja przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji

1. oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie,
2. arkusze spisu z natury,
3. inwentaryzacyjny protokół kontroli kasy,
4. protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych,
5. protokół z weryfikacji sald,
6. sprawozdanie z kontroli spisu z natury,
7. sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu spisu z natury w danym polu spisowym.

EWIDENCJA INWENTARYZACJI :

Do ewidencji różnic inwentaryzacyjnych służą konta :

241 – „Rozliczenie niedoborów i szkód”, które ujawnia niedobór lub szkodę, księgujemy po Dt

242 – „ Rozliczenie nadwyżek” – ujawnioną nadwyżkę księgujemy po stronie Ct

Konta „241” i „242” na koniec roku obrotowego nie powinny wykazywać salda

Przykład 1 :

Saldo początkowe konta „Towary” wynosi 14 000 , z kolei konta „Kasa” 500.  Zaksięguj podane operacje gospodarcze .

1.     Rw- ujawniono niedobór towarów w magazynie 4150 zł.

2.     Kw- ujawniono niedobór gotówki w kasie 48 zł