Ustalanie wynagrodzenia netto- zasady i przykład. Jak sporządzić listę płac w GRATYFIKANCIE?

Jakie są zasady naliczania wynagrodzeń?

Czy zastanawialiście się kiedykolwiek z czego wynika wynagrodzenie netto, czyli te które otrzymujemy „na rękę”? Poniżej przedstawię informacje przygotowane na podstawie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

W myśl ustawy przychody otrzymywane ze stosunku pracy mogą przyjąć formę:

-wynagrodzenia i innych świadczeń pieniężnych,

-świadczeń nieodpłatnych bądź częściowo odpłatnych. 

Na szczególną uwagę zasługują tutaj świadczenia nieodpłatne bądź częściowo odpłatne, ponieważ ich rozpoznanie jest dość skomplikowane. Otóż, ustawa nie precyzuje jakie świadczenia powiększają przychód pracownika. Ta kwestia jest bardzo często przedmiotem sporu z Urzędami Skarbowymi. Decydujący głos w tej sprawie ma Naczelny Sąd Administracyjny, który  sprawuje kontrolę funkcjonowania i bezczynności lokalnej i regionalnej administracji publicznej pod względem zgodności z Konstytucją RP, prawem unijnym i ustawami.

W celu przybliżenia tej kwestii przytoczę fragment wyroku  Naczelnego Sądu Administracyjnego.

NSA w wyroku z 16 czerwca 2011 r., sygn. akt II FSK 788/10:

"(…) Kluczową cechą świadczenia nieodpłatnego jest (…) to, że otrzymujący takie świadczenie nie jest zobowiązany do wykonania jakiegokolwiek świadczenia wzajemnego. Aby zatem dane świadczenie mogło być uznane za świadczenie nieodpłatne, konieczne jest, by polegało ono wyłącznie na jednostronnym przysporzeniu po stronie podmiotu, który świadczenie to uzyskał. Nieodpłatnym świadczeniem będą więc w szczególności wszelkie wykonane na rzecz uprawnionego świadczenia, np. przyznające mu prawa do używania lub użytkowania składnika majątku. O nieodpłatnym świadczeniu można mówić także w przypadku znoszenia określonego działania podatnika, np. nieodpłatne udostępnienie nieruchomości na prowadzenie działalności. Właściciel obciążonej nieruchomości nie uzyskuje więc z tego tytułu żadnych korzyści, którą mogłaby być np. bonifikata w opłatach za dostarczanie i wykorzystanie energii elektrycznej. (…)"

Przykład 1. 

„Przedsiębiorca Jan Kowalski postanowił użyczyć nieodpłatnie swojemu pracownikowi samochód osobowy na czas jego 20-dniowego urlopu. Czy pracownik osiągnął przychód, który musi opodatkować? W jaki sposób należy określić wartość przychodu? 

TAK! – w tym przypadku pracownik otrzymał świadczenie nieodpłatne (jednostronne).

Zasada obliczania przychodu jest następująca:

a)      Jeżeli pracodawca świadczy konkretne usługi w ramach prowadzonej działalności to przychód pracownika ustalany jest według cennika, 

b)      Jeżeli usługa została zakupiona u innego podmiotu, wówczas przychód określany jest na podstawie ceny zakupu, 

c)       W pozostałych przypadkach przychód ustalany jest na postawie cen rynkowych (należy wziąć pod uwagę m.in. czas i miejsce udostępnienia).

Koszty uzyskania przychodu – KUP.

W przypadku wynagrodzeń mamy do czynienia z kosztami ustawowymi, które wyrażone są kwotowo. Podstawowe koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy wynoszą 111,25zł miesięcznie, co rocznie daje kwotę 1335zł. Warto zapamiętać, że KUP ze stosunku pracy są dla wszystkich takie same tzn. nie zależą od wysokości wynagrodzenia i piastowanego stanowiska oraz od wymiaru czasu pracy np. Kowalski, który zarabia 1680zł, ma takie same KUP jak Nowak, który zarabia 8 500zł. 

Ustawa określa dwa przypadki, które są przesłankami do podwyższenia KUP. Są to:

-zamieszkiwanie w innej miejscowości (dojeżdżamy do pracy z innej miejscowości), wówczas miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 139,06zł. 

-pracownik ma zawarty więcej niż 1 stosunek pracy, wówczas roczny KUP wynosi 2 002,05zł.

Jakie są zwolnienia przedmiotowe? 

Warto wyróżnić tutaj poniższe grupy zwolnień:

-Zwolnienia związane z podróżami służbowymi , którymi są diety i inne należności np. ryczałt hotelowy. Dieta jest kwotą, którą pracownik otrzyma w związku ze zwiększonymi kosztami wyżywienia.

-Zwolnienia związane z zamieszkaniem w innej miejscowości, którymi są dodatek za rozłąkę (pracownicy, którzy wyrazili zgodę na okresowe przeniesienie do pracy na inny teren poza miejscowość stałego) oraz wydatki na zakwaterowanie, jednak nie więcej niż 500 zł miesięcznie. 

-Zwolnienia związane z procesem, w których skład wchodzą m.in.: świadczenia wynikające z przepisów BHP (napoje, posiłki- w przypadku pracy wykonywanej w warunkach szczególnych).

-Inne zwolnienia np. świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych np. kurs obsługi kasy fiskalnej, kurs obsługi wózka widłowego, świadczenia z FGŚP ( Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) np. paczki świąteczne. 

Pobór podatku.

Obowiązkiem pracodawcy jest potrącenie należnej zaliczki na podatek dochodowy i przekazanie jej do właściwego Urzędu Skarbowego w terminie do 20-go następnego miesiąca.

Zaliczki na podatek dochodowy ustalane są wg skali progresywnej (18% lub 32%) w zależności od wielkości osiągniętego przychodu.

W sytuacji kiedy podatnik korzysta z preferencyjnego opodatkowania np. ulga na dziecko, łączne opodatkowanie małżonków może wówczas wystąpić do US z wnioskiem o zaniechanie poboru zaliczek na podatek dochodowy. Z otrzymaną decyzją może udać się do pracodawcy i wówczas zaliczka nie będzie pobierana. 

Przykład. 

Kowalski rozlicza się wspólnie z małżonką, z którą ma 4 dzieci. Obliczony podatek dochodowy za rok ubiegły wynosi 2 140 zł. Czy zasadnym jest złożenie wniosku o zaniechanie poboru zaliczek na podatek dochodowy?

TAK! Ulga na 4 dzieci wynosi 2224,08, w związku z czym Kowalski otrzyma zwrot. 

Rozliczenie roczne.

Są dwa sposoby rozliczenia rocznego. Pierwszy sposób to tzw. „tryb zwykły”, kiedy to płatnik (pracodawca) ma obowiązek przekazania podatnikowi (pracownikowi) PIT-11. Wówczas pracownik samodzielnie składa zeznanie roczne na formularzu PIT-36 lub PIT-37.  Drugi sposób to tzw. „roczne obliczenie podatku przez płatnika”, w tej sytuacji to pracodawca składa w imieniu pracownika deklaracje skarbową. Warunki tego rozwiązania są następujące: płatnik musi dysponować wszystkimi danymi podatnika, który nie osiągnął innych przychodów (innych, niż te ze stosunku pracy), poza tym pracownik nie korzysta z ulg innych niż odliczenie składek  ZUS. W tej sytuacji pracownik musi złożyć pracodawcy PIT-12 w terminie do 10 stycznia. Następnie pracodawca składa do US PIT-40 i w ten sposób dokonuje rocznego obliczenia podatku (ROP). Należy pamiętać, że ewentualna odpowiedzialność za zatajenie dochodów spoczywa na podatniku, nie na pracodawcy.

  

Obciążenia ZUS. 

  

Algorytm obliczania wynagrodzenia pracownika:

-Ustalenie przychodu (wynagrodzenia brutto),

-Obliczenie i odjęcie składek na ubezpieczenie społeczne

-Odliczenie kosztów uzyskania przychodu (KUP),

=wykonując powyższe kroki otrzymujemy podstawę opodatkowania (zaokrąglamy do pełnych złotych). 

Następnie:

-Obliczamy wysokość należnej zaliczki na podatek dochodowy (18% lub 32%),

-Odejmujemy kwotę wolną od podatku tj. 46,33 zł

-Odejmujemy składkę na ubezpieczenie zdrowotne, która podlega odliczeniu, czyli 7,75%,

=wykonując powyższe czynności otrzymujemy ostateczna zaliczkę (taką, którą należy potrącić pracownikowi z wynagrodzenia, zaokrąglamy do pełnych złotych).

Aby ustalić wynagrodzenie netto należy:

Od wynagrodzenia brutto odjąć składki na ZUS, następnie odjąć zaliczkę na podatek dochodowy oraz składkę zdrowotną (9%!!). 

PRZYKŁAD NA OBLICZENIE WYNAGRODZENIA NETTO:

„Pracownik firmy handlowej zatrudniony jest w oparciu umowy o pracę. Wynagrodzenia zasadnicze wynosi 4 800 zł, premia uznaniowa 200 zł. Pracownik podlega ustawowym kosztom uzyskania przychodu. Oblicz wynagrodzenie netto tego pracownika”. 

1.       Ustalamy przychód: wynagrodzenie zasadnicze + premia

 4 800 zł + 200 zł = 5 000 zł

2.       Ustalamy wysokość składek na ubezpieczenie społeczne i odejmujemy je od wynagrodzenia brutto. Następnie odejmujemy KUP.  

5 000 – 685,5 – 111,25 = 4203,25 zł = 4203 zł ,w ten sposób otrzymaliśmy podstawę opodatkowania.

3.       Ustalamy wysokość należnej zaliczki na podatek dochodowy.

NALEŻNA ZALICZKA NA PODATEK DOCHODOWY = PODSTAWA x STAWKA wg SKALI POD.

4 203 x 18% = 756,54 zł

4.       Ustalamy wysokość składki zdrowotnej.

UWAGA!!! Podstawą obliczenia składki zdrowotnej jest wynagrodzenie brutto ( 5 000 zł) pomniejszone o składki na ubezpieczenie społeczne (685,50 zł).

Obliczenie całej składki na ubezpieczenie zdrowotne ( 9%):

5 000 zł – 685,50 zł = 4 314,50 zł

4 314,50 zł x 9% = 388,31

Obliczenie składki, która podlega odliczeniu od podatku (7,75%):

4 314,50 zł x 7,75% = 334,37 zł

5.       Ostatecznie ustalamy zaliczkę na podatek dochodowy ( należna zaliczka na podatek dochodowy pomniejszona o kwotę wolną od podatku oraz pomniejszona o składkę na ubezpieczenie zdrowotne ( SKŁADKA PODLEGAJĄCA ODLICZENIU)!

756,54 zł – 46,33 zł – 334,37 zł = 375,84 zł = 376 zł

6.       Ustalamy wynagrodzenie netto (do wypłaty)- od wynagrodzenia brutto odejmujemy wszystkie potrącenia: składki na ubezpieczenie społeczne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne ( CAŁĄ SKŁADKĘ 9%) oraz należną zaliczkę na podatek dochodowy.

5 000 zł – 685,50 zł – 388,30 zł – 376 zł = 3550,20 zł

Ciekawostka.

Na podstawie powyższego przykładu możemy stwierdzić, że pracownik ostatecznie otrzyma ok. 71 % wynagrodzenia brutto. Prawie 30% zabiera mu Państwo.

 

KSIĘGOWANIA ZWIĄZANE Z LISTĄ PŁAC:

1.       LISTA PŁAC – WYNAGRODZENIE BRUTTO

DT- „WYNAGRODZENIA”

CT-„ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ”

2.       ZALICZKA NA PODATEK DOCHODOWY OD PRACOWNIKA

DT- „ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ”

CT-„ROZRACHUNKI Z US”

3.       POTRĄCONE SKŁADKI NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE

DT- „ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ”

CT- „ROZRACHUNKI Z ZUS”

4.       POTRĄCENIE NALEŻNOŚCI PRACOWNIKOWI ( NP. RATA KREDYTU Z KASY ZAPOMOGOWO-POŻYCZKOWEJ”

DT-„ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ”

CT-„POZOSTAŁE ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI”

5.       SKŁADKI UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH PŁACONE PRZEZ PRACODAWCĘ

DT- „UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I INNE ŚWIADCZENIA”

CT- „ROZRACHUNKI Z ZUS”

6.       WYPŁATA WYNAGRODZENIA PRZELEWEM BANKOWYM

DT- „ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ”

CT- „RACHUNEK BIEŻĄCY”

JAK SPORZĄDZIĆ LISTĘ PŁAC W GRATYFIKANCIE? - LINK